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Rechtliches

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

So schützen wir die Daten, die TickySmart im Auftrag von Veranstaltern verarbeitet. Diese Beschreibung nach Art. 32 DSGVO ist Anlage 3 zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

Stand: 26. Oktober 2026

1. Überblick

Anbieter von TickySmart ist die CaterSmart GmbH, Hauptstraße 41, 95482 Gefrees. Die Maßnahmen gelten für alle Teile von TickySmart: Ticketshop und Widget, Dashboard, Scan-App, App, API und die Dienste im Hintergrund. Wir passen sie an, wenn sich Technik oder Risiken ändern. Das Schutzniveau sinkt dabei nicht (§ 5 des AVV).

  • Hosting in Deutschland: Server, Datenbank, Dateien und Backups liegen bei der Hetzner Online GmbH in deutschen Rechenzentren.
  • Getrennte Workspaces: Jeder Veranstalter sieht nur seine eigenen Daten. Die Trennung setzt die Datenbank selbst durch.
  • Verschlüsselt: Alle Verbindungen laufen über TLS, Zugangsschlüssel liegen mit AES-256 verschlüsselt.
  • Gesichert: Jede Nacht entsteht ein vollständiges Backup auf getrenntem Speicher, die letzten 30 bleiben.

2. Zutrittskontrolle

Ziel: Unbefugte kommen nicht an die Server heran.

  • Alle Server stehen in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Hetzner ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
  • Laut Hetzner sichern elektronische Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Sicherheitspersonal die Rechenzentren rund um die Uhr. Zutritt hat nur berechtigtes Personal.
  • Wir betreiben keine eigenen Server in Büroräumen. Daten der Kunden speichern wir nicht dauerhaft auf Arbeitsgeräten.

3. Zugangskontrolle

Ziel: Nur Berechtigte können die Systeme benutzen.

  • Jede Person meldet sich mit einem eigenen Konto an. Passwörter brauchen mindestens 10 Zeichen und werden nur als Hash gespeichert, nie im Klartext.
  • Die Zwei-Faktor-Anmeldung (TOTP) mit Backup-Codes steht für jedes Konto bereit. Neue Konten bestätigen ihre E-Mail-Adresse.
  • Anmeldung und Schnittstellen begrenzen die Zahl der Anfragen pro Zeit. Das erschwert das Erraten von Passwörtern und andere Angriffe.
  • Sitzungen laufen über sichere Cookies, die Skripte im Browser nicht auslesen können.
  • API-Keys speichern wir nur als Prüfwert. Jeder Key lässt sich jederzeit widerrufen.
  • Geräte der Scan-App melden sich mit einem eigenen Zugang an, den der Veranstalter jederzeit entziehen oder erneuern kann.
  • In der TickySmart-App bleibt die Anmeldung im geschützten Speicher des Betriebssystems (Schlüsselbund bzw. Keystore). Auf Wunsch öffnet sich die App nur mit Fingerabdruck, Gesicht oder Gerätesperre und sperrt sich nach fünf Minuten im Hintergrund wieder.
  • Von außen erreichbar sind nur die Web-Dienste über HTTPS. Datenbank, Zwischenspeicher und PDF-Erzeugung sind von außen nicht direkt erreichbar.
  • Zugang zu Servern, Cluster, Datenbank und Quellcode haben nur wenige, namentlich bestimmte Personen der CaterSmart GmbH, mit persönlichen Zugängen und über verschlüsselte Verbindungen.
  • Zugangsdaten unserer Dienste liegen als geschützte Secrets im Cluster und in der Pipeline, nie im Quellcode.
  • Arbeitsgeräte sind mit Passwort und verschlüsselter Festplatte geschützt, sperren sich automatisch und bekommen regelmäßig Sicherheitsupdates.

4. Zugriffskontrolle

Ziel: Wer angemeldet ist, sieht und ändert nur, was er darf.

  • Rechte vergibt der Veranstalter über Rollen, etwa Inhaber, Admin, Buchhaltung, Marketing, Kasse oder Ticketentwerter. Teammitglieder lassen sich auf einzelne Events beschränken, auch das setzt die Datenbank durch.
  • Jede Anfrage an die Schnittstelle wird auf Anmeldung, Workspace und Rechte geprüft, bevor Daten gelesen oder geändert werden.
  • Die TickySmart-App prüft dieselben Rollen und Rechte wie das Dashboard. Die Ticketliste für den Einlass ohne Netz löscht sie, wenn sich das Konto abmeldet oder das Gerät im Team abgemeldet wird.
  • Ticket-PDFs und hochgeladene Dokumente liegen in einem nicht öffentlichen Speicher und sind nur über zeitlich begrenzte, signierte Links abrufbar.
  • Karten- und Kontodaten geben Käufer direkt beim Zahlungsanbieter ein. TickySmart speichert sie nicht.
  • Beschäftigte der CaterSmart GmbH greifen auf Daten der Kunden nur zu, soweit es für Betrieb, Fehlerbehebung oder eine Anfrage des Kunden nötig ist. Solche Zugriffe werden protokolliert.
  • Datenträger in den Rechenzentren löscht und vernichtet Hetzner nach seinen zertifizierten Verfahren.

5. Trennungskontrolle

Ziel: Daten verschiedener Kunden und Zwecke bleiben getrennt.

  • Jeder Datensatz gehört zu genau einem Workspace. Die Datenbank (PostgreSQL mit Row Level Security) gibt jedem Workspace nur seine eigenen Daten heraus, auch wenn im Programmcode ein Fehler wäre.
  • Automatische Tests prüfen diese Trennung bei jeder Änderung, ein Teil davon direkt in der Datenbank.
  • Der öffentliche Ticketshop liest über eine eigene Datenbankrolle nur veröffentlichte Inhalte.
  • Entwicklung, Testumgebung und Produktion sind getrennt, mit eigenen Datenbanken auf verschiedenen Servern und eigenen Zugangsdaten. Für Entwicklung und Tests verwenden wir keine Produktionsdaten.
  • Öffentliche Bilder und vertrauliche Dateien liegen in getrennten Speicherbereichen.

6. Verschlüsselung und Pseudonymisierung

Ziel: Daten sind unterwegs geschützt, und es werden nur so viele gespeichert wie nötig (Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO).

  • Alle Verbindungen zu Shop, Dashboard, Scan-App, App und API sind mit TLS verschlüsselt. Zertifikate erneuern sich automatisch, auch für eigene Domains der Veranstalter.
  • Zugangsdaten zu Zahlungs- und Tracking-Konten, Signaturschlüssel der Tickets und Webhook-Geheimnisse liegen mit AES-256 verschlüsselt in der Datenbank.
  • QR-Codes enthalten keine Namen oder Kontaktdaten, nur eine signierte Ticketkennung.
  • Käuferdaten werden nach der Löschfrist, die der Veranstalter wählt (1 bis 120 Monate nach dem letzten Termin), jede Nacht automatisch anonymisiert. Einzelne Personen kann der Veranstalter jederzeit sofort anonymisieren.
  • Aus hochgeladenen Bildern entfernen wir Metadaten wie den GPS-Standort.
  • Für Altersgrenzen speichern wir kein Geburtsdatum. Der Käufer bestätigt nur, dass er alt genug ist.

7. Weitergabekontrolle

Ziel: Daten werden bei der Übertragung nicht gelesen oder verändert und gehen nur dorthin, wohin sie sollen.

  • E-Mails gehen verschlüsselt an unseren Mailversand und werden mit DKIM signiert.
  • Webhooks sind mit HMAC-SHA256 und Zeitstempel signiert. Ziele in internen Netzen sind gesperrt.
  • Jeder QR-Code ist mit Ed25519 signiert. Die Scan-App erkennt gefälschte oder veränderte Tickets auch ohne Verbindung.
  • Backups werden über eine verschlüsselte Verbindung (SFTP) auf einen getrennten Speicher übertragen.
  • Käufer erreichen ihre Bestellung über einen geheimen Link oder einen Anmeldelink per E-Mail. Exporte gibt es nur für Teammitglieder mit dem passenden Recht.
  • An Systeme, die der Veranstalter anbindet (API, Webhooks, Tracking, KI-Assistenten), gehen Daten nur, wenn er sie einrichtet.

8. Eingabekontrolle

Ziel: Es ist nachvollziehbar, wer wann welche Daten eingegeben oder geändert hat.

  • Wichtige Änderungen im Workspace halten wir im Änderungsprotokoll (Audit-Log) fest: wer, wann und was. Das gilt auch für Änderungen über API-Keys.
  • Jeder Scan wird mit Zeitpunkt, Gerät und Ergebnis gespeichert.
  • Bestellungen speichern, wann der Käufer welchen Bedingungen zugestimmt hat.
  • Jede Schnittstelle prüft Eingaben gegen ein festes Schema. Datenbankabfragen sind parametrisiert, damit eingeschleuster Code nicht ausgeführt wird.

9. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Ziel: TickySmart läuft auch bei Andrang und Störungen weiter, und Daten gehen nicht verloren (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO).

  • TickySmart läuft in einem Kubernetes-Cluster auf mehreren Servern. In der Produktion läuft jeder Dienst mindestens doppelt, möglichst auf verschiedenen Servern. Fällt ein Dienst aus, startet er von selbst neu und bekommt erst wieder Anfragen, wenn er bereit ist.
  • Mails, Ticket-PDFs, Wallet-Pässe und Webhooks laufen über Warteschlangen und werden bei Fehlern mehrmals wiederholt.
  • Ein Warteraum verteilt den Andrang bei Vorverkaufsstarts. Bestände werden in gesperrten Transaktionen geprüft, damit kein Ticket doppelt verkauft wird.
  • Die Scan-App prüft Tickets auf dem Gerät und arbeitet auch ohne Netz weiter.
  • Die Systeme werden rund um die Uhr überwacht. Bei Störungen schlägt das System Alarm.
  • Die Rechenzentren haben laut Hetzner eine redundante Strom- und Netzanbindung, Notstrom, Klimatisierung und Brandschutz.
  • Updates gehen erst live, wenn Typprüfung und automatische Tests bestanden sind, in die Produktion nur nach Freigabe. Schlägt eine Datenbankänderung fehl, läuft die bisherige Version weiter.

10. Wiederherstellung

Ziel: Nach einem Zwischenfall sind Daten und Betrieb schnell wieder da (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO).

  • Jede Nacht sichern wir die komplette Datenbank auf einen getrennten Speicher bei Hetzner außerhalb des Clusters. Die letzten 30 Sicherungen bleiben erhalten.
  • Nach jedem Upload prüfen wir Größe und Prüfsumme der Sicherung.
  • Die Wiederherstellung ist beschrieben und wird regelmäßig geprobt.
  • Dateien liegen im Object Storage von Hetzner, der sie redundant speichert. Ticket-PDFs lassen sich jederzeit neu erzeugen.
  • Die gesamte Infrastruktur ist als Code beschrieben, das Datenbankschema als Migrationen. So lässt sich die Umgebung nach einem Ausfall neu aufbauen.

11. Organisation und regelmäßige Überprüfung

Ziel: Die Maßnahmen wirken und bleiben aktuell (Art. 32 Abs. 1 lit. d und Art. 25 DSGVO).

  • Die Geschäftsführung ist für Datenschutz und Informationssicherheit verantwortlich. Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir derzeit nicht benennen.
  • Wir prüfen diese Maßnahmen mindestens einmal im Jahr und bei jeder wesentlichen Änderung von TickySmart.
  • Alle Personen mit Zugriff auf Daten der Kunden sind schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet und werden zum Datenschutz unterwiesen. Wer ausscheidet, verliert sofort alle Zugänge.
  • Arbeit von unterwegs oder zu Hause ist erlaubt, wenn dieselben Maßnahmen gelten. Private Geräte nutzen wir dafür nicht.
  • Für Datenpannen gibt es ein festes Vorgehen: bewerten, eindämmen, den Kunden innerhalb von 48 Stunden informieren und alles dokumentieren.
  • Wir führen ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
  • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Tracking ist aus, bis der Veranstalter es einrichtet. Ohne Tracking zeigt der Shop kein Cookie-Banner.
  • Sichere Entwicklung: Über 3.000 automatische Prüfungen sichern Kasse, Einlass, Zahlungen und die Trennung der Workspaces ab. Container laufen ohne Administratorrechte, Abhängigkeiten halten wir auf den neuesten stabilen Versionen.
  • Sicherheitslücken können an support@tickysmart.io gemeldet werden. Wir prüfen jeden Hinweis.

12. Auftragskontrolle

Ziel: Daten werden nur so verarbeitet, wie der Kunde es will, auch bei unseren Dienstleistern.

  • Wir verarbeiten Daten nur nach Weisung des Kunden (§ 3 des AVV).
  • Unterauftragsverarbeiter wählen wir nach ihren Sicherheitsmaßnahmen aus. Mit jedem schließen wir einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, bei Drittländern mit EU-Standardvertragsklauseln, und führen ihn in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.
  • Änderungen an dieser Liste kündigen wir mindestens 30 Tage vorher an.
  • Nach dem Ende des Vertrags löschen wir die Daten nach § 12 des AVV.